In de cao is dus afgesproken dat het functiewaarderingssysteem IFA met betere functieomschrijvingen en nieuwe salarisschalen per 1 juli 2023 wordt ingevoerd. Als werkgever kun je aan de slag met het bepalen van de bedrijfsfuncties en het indelen van je medewerkers op basis van deze bedrijfsfuncties. Waar moet je beginnen? Wij hebben het op een rijtje gezet.
Stap 1 – Maak een duidelijke beschrijving van de bedrijfsfunctie
Omschrijf de belangrijkste verantwoordelijkheden en taken van de functies in jouw bedrijf (bedrijfsfuncties). Je kunt hierbij kijken naar de beschrijving van een referentiefunctie. De referentiefuncties zijn te vinden in het functiehandboek.
Bespreek de inhoud van de bedrijfsfunctie met de medewerker en de eventuele leidinggevende. Zorg dat jullie het eens worden over de beschrijving. Pas deze aan als dat nodig is. Laat het eindresultaat aan de medewerker zien.
Stap 2 – Kies de referentiefunctie die lijkt op de bedrijfsfunctie
Vaak is dit de referentiefunctie die je bij stap 1 hebt gebruikt.
Stap 3 – Vergelijk de bedrijfsfunctie met de referentiefunctie
Bepaal welke verschillen er zijn in taken en verantwoordelijkheden. Kijk ook naar de zwaarte van het werk. Bekijk hiervoor de niveau onderscheidende kenmerken (NOK) van de functie, bijvoorbeeld die van Verkoopmedewerker I, II en II. Beschrijf de verschillen op het indelingsformulier. Je vindt dit formulier als bijlage in het functiehandboek of op www.depoeliers.nl.
Tip: vind je verschillen, maar gaat het om soortgelijk en even moeilijk werk? Dan kun je de functies op die punten als gelijk zien.
Stap 4 – Leg je conclusie over de zwaarte van de bedrijfsfunctie vast in het indelingsformulier
Het gaat vooral om het niveau van de functie. Het verschil in alleen het aantal taken is geen goede graadmeter. Leg je conclusie vast:
Het niveau is gelijk aan dat van de referentiefunctie.
- De verantwoordelijkheden en taken zijn grotendeels gelijk.
- De moeilijkheidsgraad van de verantwoordelijkheden en taken zijn gelijk.
- De kennis en vaardigheid die de medewerker nodig heeft zijn gelijk.
Het niveau is lichter dan dat van de referentiefunctie.
- De medewerker heeft duidelijk minder verantwoordelijkheden en taken.
- De moeilijkheidsgraad van de verantwoordelijkheden en taken is lager.
- De medewerker heeft minder kennis en vaardigheid nodig.
Het niveau is zwaarder dan dat van de referentiefunctie.
- De medewerker heeft duidelijk meer verantwoordelijkheden en taken.
- De moeilijkheidsgraad van de verantwoordelijkheden en taken is hoger.
- De medewerker heeft meer kennis en vaardigheid nodig.
Stap 5 – Deel de bedrijfsfuncties in de functiegroepen in (1 tot en met 12)
Jouw conclusie over het niveauverschil tussen de bedrijfsfunctie en referentiefunctie bepaalt de indeling.
Gelijk: zet de functie in dezelfde functiegroep als de referentiefunctie.
Lichter: overweeg de functie een groep lager te zetten dan de referentiefunctie.
Zwaarder: overweeg de functie een groep hoger te zetten dan de referentiefunctie.
Twijfel je over de juistheid van de indeling? Herhaal dan de vorige stappen. Vergelijk daarbij met een andere referentiefunctie van een ander niveau. Meestal kun je de uitkomsten combineren en zo een conclusie trekken.
Let op: zelfstandig werkend of niet?
Stel jezelf wel de vraag of de bedrijfsfunctie op 1 juli 2023 geheel zelfstandig door de medewerker wordt uitgeoefend of dat er nog sprake is van een aankomend zelfstandige medewerker. In het laatste geval is er sprake van een lagere functiegroepindeling en daarmee een lagere salarisschaal, totdat de medewerker wel zelfstandig de bedrijfsfunctie uitoefent. Dan moet hij/zij op dat moment in een hogere functiegroep en salarisschaal worden ingedeeld. Leg dat vast in de brief.
Stap 6 – Laat de medewerker de indeling van zijn bedrijfsfunctie weten
Vertel in welke functiegroep de bedrijfsfunctie is ingedeeld. En met welke referentiefunctie(s) je de bedrijfsfunctie hebt vergeleken. Geef de medewerker ook de inhoudelijke argumenten voor de indeling. Deze heb je vastgelegd in het indelingsformulier.
Geef de medewerker een brief waarin jouw keuzes staan. Noem de bedrijfsfunctie, de functiegroep en de gekozen referentiefunctie(s). Zet er ook de bijbehorende salarisschaal en het salaris bij. Laat de medewerker deze brief ondertekenen.